Objetivo:
Este SOP descreve o processo para criação, verificação e arquivamento de faturas mensais de consultores, garantindo a precisão e a conformidade com as diretrizes da empresa.
Vídeo:
Procedimento:
- Criação de Subpastas Mensais:
- Acesse a caixa de entrada do e-mail.
- Crie uma nova subpasta com o formato "YYYY-MM" (ex: 2024-03).
- Adicione permissões, se necessário, para outros usuários acessarem a pasta.
- Recepção e Organização de Faturas:
- Receba e-mails com faturas dos consultores.
- Verifique se a fatura está de acordo com os registros.
- Salve cada fatura na subpasta correspondente ao mês.
- Transferência das Faturas:
- Transfira as faturas para a pasta de contabilidade e a pasta de faturas de consultores no financeiro.
- Mantenha uma cópia das faturas na sua máquina local para backup.
- Verificação de Acesso:
- Confirme se você e outros membros da equipe de RH têm acesso às pastas necessárias.
- Se não tiver acesso, solicite as permissões necessárias.
- Cadastro e Verificação de Consultores:
- Para cada consultor, abra a fatura recebida.
- Verifique se o consultor está registrado corretamente e se os dados da fatura (nome, horas trabalhadas, valores) estão corretos.
- Se necessário, ajuste os dados na fatura.
- Cálculo de Valores:
- Calcule o valor a ser pago e o valor a ser cobrado, conforme o acordo com o consultor.
- Atualize os valores na fatura, incluindo taxas e impostos aplicáveis.
- Confirmação de Horas Trabalhadas:
- Verifique a folha de horas do consultor para confirmar as horas trabalhadas.
- Compare as horas registradas com as horas faturadas.
- Corrija qualquer discrepância encontrada, comunicando ao consultor para emissão de uma nova fatura se necessário.
- Emissão e Arquivamento de Faturas:
- Emita a fatura corrigida e salve-a como "draft" se ainda não estiver finalizada.
- Mude o status para "on hold" se houver divergências que precisam ser corrigidas pelo consultor.
- Arquive a fatura na subpasta mensal após finalização.
- Registro de Divergências:
- Registre qualquer divergência encontrada na fatura, especificando o erro e a correção necessária.
- Comunique ao consultor a necessidade de corrigir a fatura e reemiti-la.
- Atualização de Status:
- Marque a fatura como "ok" após a confirmação de todos os dados e correções.
- Atualize o controle interno (planilha ou sistema) indicando que a fatura está correta e pronta para pagamento.
- Processamento de Pagamento:
- Calcule a data de pagamento, geralmente no quinto dia útil do mês seguinte à emissão da fatura.
- Confirme os valores totais a serem pagos e cobrados, considerando taxas adicionais.
- Comunicação e Acompanhamento:
- Mantenha comunicação contínua com os consultores para resolver quaisquer dúvidas ou problemas.
- Grave vídeos explicativos adicionais conforme necessário para demonstrar o processo.
Fluxograma:
Notas Adicionais:
- Utilize o código do consultor formado pela primeira letra do primeiro nome e as quatro últimas letras do último sobrenome para evitar duplicações.
- Sempre mantenha um histórico detalhado das faturas e quaisquer correções feitas.
- Assegure-se de que todos os registros estão atualizados e corretamente arquivados para auditorias futuras.
Contato:
Para dúvidas adicionais ou problemas durante o processo, entre em contato com o responsável pelo financeiro ou pelo RH.